De wereld om ons heen verandert continu als gevolg van nieuwe wetten, regels, situaties, uitvindingen etc. Vaak gebeurt dit zonder dat je het direct in de gaten hebt. Terwijl die veranderingen die gaande zijn wel invloed hebben op jouw werkwijze en hoe je je processen hebt ingericht. Het is daarom goed regelmatig te controleren of je nog wel zo efficiënt werkt en of wat je doet van toegevoegde waarde is voor jouw klant. Maar waar let je dan op? Hieronder vind je 9 redenen waardoor een werkwijze of proces minder goed loopt dan nodig is.
-
De werkwijze is te complex
Er zijn te veel opties waaruit een klant kan kiezen, te veel betrokkenen etc. Kijk in hoeverre je jouw proces kunt standaardiseren. Zijn al die opties écht wel waardevoller voor jouw klant?
-
Het product of de dienst voldoet niet
Producten of diensten die voldoen niet aan de wens van jouw klant en moeten aangepast worden of zijn zelfs waardeloos. Kijk hoe fouten voorkomen kunnen worden en ‘foolproof’ gemaakt kunnen worden. Met foolproof wordt bedoeld dat het proces zo wordt ingericht dat het niet fout kan gaan.
-
Wachtmomenten
Het proces staat stil omdat het wacht op iemands reactie, in een wachtrij staat om opgepakt te worden etc. Dit zie je vaak tussen verschillende afdelingen of machines. Kijk bijvoorbeeld in hoeverre de capaciteit aangepast kan worden om de doorlooptijd te verkorten.
-
Overbewerking
Er wordt meer waarde geleverd dan waarvoor de klant betaalt. Denk aan extra services om je klant tevreden te houden, perfectie willen afleveren, sneller leveren dan afgesproken of info die een klant niet heeft gegeven zelf op gaan zoeken. Goed is goed genoeg en ook werkt het soms tegen je i.p.v. van voor je. Maak dus duidelijke afspraken over eindresultaat en verwen je klant niet te veel.
-
Overbodig en dubbel werk
Iemand anders doet hetzelfde werk in het proces of het werk voegt niks toe voor je klant. Vraag je af wat de klant eraan heeft en kijk of je de processtap kunt weglaten. Je klant zal je alleen maar dankbaar zijn als je meedenkt. Een ander voorbeeld is dat er onnodige voorraden ontstaan. Stem je productie of dienst op de vraag af en voorkom grote voorraden.
-
Onnodige bewegingen
Onnodig heen en weer moeten lopen, zoeken, schakelen tussen systemen en verificaties. Bekijk in hoeverre er mogelijkheden zijn om de bewerkingstijd te verkorten.
-
Onnodig verplaatsen van materialen
Deze lijkt op de vorige maar nu gaat het over de route die materialen aflegt. Denk hierbij aan papier dat letterlijk heen en weer gestuurd wordt terwijl dit ook digitaal kan. Er zijn tegenwoordig diverse tools die het digitaal ondertekenen (veilig) mogelijk maken zoals Docusign.
-
Ontstaan van voorraden
Opgestapelde werkzaamheden die wachten op verdere verwerking bijvoorbeeld onbehandelde orders en mailberichten in je mailbox. Een oplossing is om extra hulp in te schakelen of bijvoorbeeld te stoppen met het opsparen van orders en mailtjes. Misschien is het zelf mogelijk om bepaalde mails door te laten sturen naar een ticketsysteem.
-
Skills
De kennis van mensen wordt niet optimaal ingezet waardoor bepaalde kansen blijven liggen of er is juist niet voldoende kennis aanwezig waardoor de producten en diensten van mindere kwaliteit zijn. Het is belangrijk mensen uit te blijven dagen en mensen goed op te leiden. Ook kunnen duidelijke werkinstructies ervoor zorgen dat iemand betere prestaties levert.
Bij bovenstaande is het belangrijk om altijd kritisch te blijven. Weeg goed af wat de kosten versus de baten zijn. Het is een fantastisch idee om een perfect werkend proces te hebben maar dat is een utopie. De voordelen moeten altijd opwegen tegen de nadelen. Uiteindelijk gaat het erom dat je klant tevreden is maar jij moet dat ook zijn! Dus het gaat om het vinden van de juiste balans. Meer weten neem dan contact met me op!
