Met Trello is plannen een feestje

Planbord
Trello is een ideale tool voor het plannen van taken en projecten binnen teams. Ook als je alleen werkt is er veel voordeel uit te halen. Lees het blog om te ontdekken wat je er mee kunt.

Deel dit bericht

Planbord voor zo’n beetje alles

Één van de tools die ik dagelijks gebruik is Trello, een tool waar ik inmiddels niet meer zonder kan. Trello is een projectmanagementtool en gebruik ik als digitaal planbord voor zo’n beetje alles. Trello kun je gebruiken als online tool maar ook als app op je telefoon of tablet. Met een gratis Trello account kun je tot 10 borden aanmaken. Dit maakt het samenwerken met anderen (buiten jouw organisatie) erg makkelijk!  

 Trello planbord

 

 

Hoe het werkt

Trello werkt net als een planbord maar dan digitaal. Verticaal kun je lijsten maken en horizontaal kun je er kaarten onder hangen. Net als bij een planbord kun je de kaarten verplaatsen naar een andere lijst. Het mooie is dat de kaarten kunnen worden voorzien van checklists, vervaldatum, labels, locatie, opmerkingen, linkjes, bijlagen etc. zonder dat het rommelig wordt. 

Kaarten kun je eenvoudig aan teamleden toewijzen zodat duidelijk is wie wat moet doen. Wijzigingen in het bord worden direct verwerkt en zijn daardoor voor alle leden van een bord zichtbaar. Als manager heb je dus een goed beeld hoe de planning ervoor staat. Elk bord kun je naar wens persoonlijk maken en visueel aantrekkelijk maken met je eigen huisstijl en plaatjes.

 

trello scherm

 

Filteren

Omdat alles digitaal is, heb je veel mogelijkheden. Je kunt makkelijk filteren op bijvoorbeeld een of meerdere personen of kaarten die binnen een bepaalde periode vervallen. Je kunt zelf een labelstructuur aanmaken en ook hier kun je op filteren i.c.m. andere items. Je kunt op deze manier steeds een overzicht creëren die je op dat moment goed kunt gebruiken. 

Items buiten Trello op je planbord zetten

Een groot pluspunt is dat je veel zaken die buiten Trello staan, toch naar Trello kunt halen en als kaart kunt weergeven. Je kunt email direct naar Trello sturen en als taak laten verschijnen. Andersom kun je, als een kaart bijna vervalt, een reminder naar je mailbox laten sturen. Vanaf je telefoon kun je app-jes, spraakberichten, webadressen etc omzetten naar een kaart. 

Automatiseringen en Power-Ups

Er zijn diverse automatiseringen en koppelingen met andere programma’s mogelijk. Je kunt zelf rules toevoegen die jouw helpen repeterende taken sneller uit te voeren.  Een aantal voorbeelden zijn:
  • Een nieuwe kaart start altijd in lijst X
  • Wanneer een kaart in lijst X komt dan wordt de vervaldatum automatisch + 1 dag
  • Voeg standaard bij kaarten uit lijst X een checklist toe
  • Sorteer elke dag op tijd Y de lijst X op vervaldatum

Dit is slechts een greep uit de vele mogelijkheden die er zijn. Heb je een gratis account dan kun je per bord maximaal 1 power-up gebruiken. Zo’n power-up is net als een plug-in voor je website. Het voegt dus een stukje functionaliteit toe aan je Trello bord. Voor websites heb je een legio aan plug-ins en dat is voor Trello niet anders. 

Mijn favoriete power-up is Cronofy, hiermee worden de taken met een datum eraan in mijn Google agenda gepland met de juiste duur. Werk je samen dan kun je de kalender-Power-Up gebruiken zodat je ziet wanneer welke taak klaar moet zijn. Voor het inzichtelijk maken van de beschikbare tijd per taak en per lijst is de SumUP power-Up een aanrader. Voordat je het bos van de vele Power-ups gaat bewandelen, is het slim om eerst te bedenken wat je graag zou willen automatiseren of aan functionaliteit wilt. Dit voorkomt dat je helemaal los gaat in de Power-Up database.

Voorbeelden van borden

Het is wel duidelijk dat ik Trello een erg fijne tool vind. Om je een idee te geven vind je hier een lijstje van borden die ik tot nu toe heb gemaakt. 

  • Persoonlijke taken
  • Teamplanning
  • Scrumbord
  • Mind dump
  • Paklijst voor mijn vakantie
  • Verzamelplek voor handige tools
  • Opleidingsbord etc.

De mogelijkheden zijn bijna eindeloos! Wil je meer over Trello weten? Neem dan contact met me op!

Meer..

Planbord
Efficiëntie

Met Trello is plannen een feestje

Trello is een ideale tool voor het plannen van taken en projecten binnen teams. Ook als je alleen werkt is er veel voordeel uit te halen. Lees het blog om te ontdekken wat je er mee kunt.

Wil Jij Vrijer En Relaxter Werken Aan Jouw Bedrijf?

Vraag Een Vrijblijvend Gesprek Aan

Virtual assistant Wendy Risseeuw breda