Het nut van werkinstructies

Werkinstructies virtual assitant
Werkinstructies en procedures wat heb je daar nu aan? In dit blog worden de voors en tegens besproken van werkinstructies.

Deel dit bericht

Werkinstructies wat heb je daar aan?

Ik ken eerlijk gezegd weinig mensen die het leuk vinden om werkinstructies of procedures te maken. Waarom zou je een werkinstructie maken? Je weet toch wel hoe je je werk moet doen! Dus laat ik eerst even stil staan bij het nut ervan.

Werkinstructies virtual assitant

Het nut van instructies

Een werkinstructie maak je om werkzaamheden en processen te beschrijven. Je vertelt erin welke acties tot het beste resultaat leiden en ook hoe dat resultaat eruit moet zien. Als je werkzaamheden niet vaak uitvoert helpt het om je geheugen op te frissen. Ook is het erg handig als je het erg druk hebt en iemand anders het werk wilt laten doen. Je bent dan minder tijd kwijt aan inwerken en minder afhankelijk van anderen.

Waarom vindt niet iedereen ze nuttig?

Werkinstructies worden vaak als een vast gegeven gezien, mensen volgen precies wat er staat en denken niet proactief meer mee. Dat is dus niet de bedoeling! De wereld om ons heen verandert ook, dus ook processen en de beste werkwijzen. Lees daarom regelmatig je werkinstructies, checklist en stappenplannen door. Is alles nog relevant? Wil je hier meer over weten lees dan mijn blog “Waar laat jij kansen onbenut in je werkwijze“.

Waarom vind ik het wel leuk?

Op het moment dat ik een werkinstructie maak leer ik veel over een proces. Vaak kom ik scenario’s of risico’s tegen die niet zijn goed zijn afgedekt in de werkinstructie. Door het maken van een instructie/ werkwijze kan ik problemen voor zijn. Het is beter om een ongelukje te voorkomen dan om het te genezen. Zo zorg je niet alleen voor een volledige beschrijving maar ook voor een kwalitatief goed proces.

Hoe werkt het dan wel?

Aansprekend

Zorg dat je weet voor wie je een werkinstructie schrijft en wat het doel is. Verplaats je in deze persoon en/of het doel. Het is de kunst om op een aansprekende manier de instructies te maken, het liefst kort en bondig. Vermijd overbodig vakjargon tenzij de termen veel gebruikt worden.

Template

Maak gebruik van een standaard template voor  werkinstructies. Met een standaard template kun je ervoor zorgen dat altijd de belangrijkste items en vragen erin staan. Denk maar eens aan een recept. Je ziet graag wat je nodig hebt aan ingrediënten, materialen en tijd. Kijk eens naar mijn template. Ook kan het fijn zijn om je processen uit te tekenen. Dit kun je bijvoorbeeld doen met Lucid chart.

Kort en bondig

De manier waarop het wordt gepresenteerd is ook erg belangrijk. Er is een verschil tussen een uitgebreide beschrijving en een korte duidelijke instructie. Maak de instructie aansprekend door gebruik te maken van filmpjes en plaatjes.

Actueel

En hou je procesbeschrijvingen actueel! Dat laatste is erg belangrijk. Een procesbeschrijving blijft alleen van goed kwaliteit als je daar bijvoorbeeld maandelijks of elk kwartaal kritisch naar kijkt. Plan deze activiteit dus in je agenda. 

Meer weten neem dan contact met op.

Meer..

Planbord
Efficiëntie

Met Trello is plannen een feestje

Trello is een ideale tool voor het plannen van taken en projecten binnen teams. Ook als je alleen werkt is er veel voordeel uit te halen. Lees het blog om te ontdekken wat je er mee kunt.

Wil Jij Vrijer En Relaxter Werken Aan Jouw Bedrijf?

Vraag Een Vrijblijvend Gesprek Aan

Virtual assistant Wendy Risseeuw breda